Software gestionali e fatturazione elettronica: cosa c’è da sapere

Grazie all'introduzione e al successo ottenuto dalla tecnologia digitale, oggi possiamo parlare dei nuovi software gestionali e di altre componenti come la fatturazione e la firma digitale, che hanno reso di fatto alcuni tipi di lavoro più semplici. È stato necessario puntare sull'innovazione tecnologica da parte delle aziende e degli enti pubblici, che dopo un primo momento di difficoltà hanno saputo prendersi il carico di lavoro e di responsabilità, andando incontro a un processo di ammodernamento e di dematerializzazione necessario per ridurre spese e sprechi, come avveniva in passato in Italia e nel resto dei Paesi comunitari per quanto riguarda l'UE.

Come funziona il servizio di fatturazione elettronica oggi

Per quanto riguarda il discorso della fatturazione elettronica bisogna sapere che si tratta della versione digitale di una fattura che fino a poco tempo fa era invece redatta in modalità cartacea. Questo per l'azienda significava avere una dispersione importante tra materiale di archiviazione e i fisiologici costi di stampa per la stessa. Sono due filosofie differenti di concepire il lavoro, ma che oggi incontrano sempre più favori da parte della vecchia leva e di quella nuova che sta per effettuare un cambio generazionale a più livelli e su più fronti.

Si tratta infatti del processo di digitalizzazione di cui si è molto parlato durante gli anni scorsi. Per le aziende private tutto questo è funzionale e sta avvenendo con tempi piuttosto rapidi, anche perché in termini di legge già a partire dalla fine del 2018 l'Italia si è adeguata all'obbligo di ricezione ed elaborazione di fatture e materiale elettronico. 

Tutto questo viene prodotto realizzato e gestito tramite il sistema di Interscambio. Si tratta di una piattaforma gestita dall'Agenzia delle Entrate dalla quale transitano le fatture elettroniche, generate direttamente nel formato digitale denominato Fattura PA. Questo formato contiene essenzialmente tutti i dati di una fattura cartacea scritti però con linguaggio informatico XML. Le funzionalità sono quindi avanzate ed è un procedimento che coinvolge aziende e altre strutture su più piani e a più livelli di gestione.

Un processo di ammodernamento che è iniziato anche prima del 2018, ma che proseguirà anche nei prossimi anni, ma che già durante il 2022 raggiungerà buoni livelli in termini della riduzione di materiale cartaceo da parte di aziende, private e non. Stiamo entrando di fatto in una nuova dimensione sul versante lavorativo dove il processo di digitalizzazione gioca un ruolo fondamentale e necessario da effettuare.

Le quattro tappe fondamentali per il processo di fatturazione elettronica

Le quattro tappe per quanto riguarda una fattura elettronica, che sia emessa da ente pubblico o da privato comporta la compilazione, la firma digitale, la trasmissione e infine il controllo e la revisione automatica. Il tutto avviene attraverso un software che processa tutti i dati che verranno correttamente immessi nella stessa. La firma digitale garantisce l'autenticità e l'integrità dei dati, mentre la trasmissione apre il procedimento finale attraverso il software. In questa fase è possibile anche stampare una copia, qualora ve ne fosse bisogno. Sono state introdotte infine alcune novità e migliorie per il servizio, che durante il 2020-2021 ha effettuato un ulteriore upgrade, risolvendo molte problematiche che erano emerse e sono state puntualmente risolte dietro segnalazioni da aziende private. 

Considerazioni finali sul procedimento di fatturazione elettronica

Come abbiamo potuto appurare oggi l'utilizzo di documentazione elettronica favorisce un evidente risparmio di tempo e un livello di efficacia nel trattamento di materia contabile. L'uso di software gestionali per note spese e altro ha puntato dritto verso una dematerializzazione della documentazione.

Questo aspetto consente un risparmio efficace di forza lavoro e di altre spese che prima dovevano essere sostenute dalle aziende italiane. Si tratta tuttavia di una nuova era per il mondo del lavoro dove la tecnologia digitale gioca un ruolo necessario e fondamentale in termini di innovazione e di efficienza.